Miksi siirtää yrityksen sisäinen viestintä WhatsAppista Piiri-sovellukseen?
- 12.2.
- 5 min käytetty lukemiseen
Metan omistama WhatsApp on maailman suosituin pikaviestikanava. Se on ilmainen, helppo ja monille tuttu viestittelykanava ystävien ja perheen kanssa. Siksi on ymmärrettävää, että WhatsApp on päätynyt myös monen yrityksen viestintäkanavaksi, vaikka sen käyttöön sisäisessä viestinnässä liittyy useita riskejä ja ongelmia.
WhatsAppin yleisimmät ongelmat sisäisessä viestinnässä ovat:
Käsittelemme nämä kaikki haasteet aihe kerrallaan ja voit tarkistaa käytetyt tietolähteet.
Artikkelin lopusta löydät yhteenvedon, miksi kotimainen Piiri-sovellus sopii mielestämme WhatsAppia paremmin yritysten sisäisen viestinnän työkaluksi – etenkin teollisuudessa, tuotannossa ja palvelualoilla, joissa suurin osa henkilöstöstä ei tee tietotyötä.
1. Käyttäjähallinta ja yksityisyyden suoja
Usein WhatsAppia viestintäkanavana käyttävissä yrityksissä kukaan ei tarkalleen tiedä, mitä kaikkia erilaisia ryhmiä on käytössä, ketkä niitä ylläpitävät, millaista tietoa ryhmissä liikkuu ja keitä ryhmiin kuuluu. Eikä tämän selvittäminen olisikaan helppoa.
WhatsApp-ryhmien käyttäjähallinta perustuu täysin ryhmien perustajien tunnollisuuteen. Entisiä työntekijöitä ei välttämättä muisteta poistaa tai uusia työntekijöitä lisätä. Lisähaasteena uudet ryhmään lisätyt työntekijät eivät näe aiempia viestejä. Jos taas työntekijä lähtee yrityksestä, vanhat viestit jäävät puhelimeen talteen, vaikka hänet poistettaisiinkin ryhmästä. (Ellei ryhmässä ole käytössä katoavat viestit, joissa voi valita viestien katoamisajaksi 24 tuntia, 7 päivää tai 90 päivää.)
Keskusteluryhmän omistaa aina sen perustanut henkilö, eikä perustajaa voi poistaa ryhmästä – tästä voi tulla ongelmia, jos ryhmän perustaja lähteekin yllättäen työpaikasta ja päättää vaikka poistaa ryhmän viimeisenä työpäivänään.
Useat ammattiliitot ovat myös ohjeistaneet jäseniään, ettei työnantaja voi velvoittaa työntekijää olemaan työpaikan WhatsApp-ryhmässä henkilökohtaisella numerollaan. WhatsApp-ryhmissä kaikki näkevät toistensa puhelinnumerot, eikä työntekijöitä voi velvoittaa antamaan henkilökohtaista puhelinnumeroaan näin laajaan jakoon.
Työnantajalla ei ole myöskään oikeutta vaatia, että työntekijä liittyy sosiaalisen median kuten WhatsAppin käyttäjäksi – WhatsAppin käytön on oltava siis vapaaehtoista, eikä sen käyttämisestä kieltäytyminen saa aiheuttaa työntekijälle haittaa.
2. Tiedon hallittavuus
WhatsApp-ryhmien viestitulvan seasta on usein vaikeaa löytää olennaisia asioita.
Jokainen viesti ja jopa viestiin reagoitu peukku ovat samanarvoisia ilmoituksia, joten tärkeätkin uutiset voivat kadota vapaan keskustelun sekaan. Viestitulva voi uuvuttaa, jolloin ryhmää ei enää jakseta seurata arjessa aktiivisesti. Jos taas vain ylläpitäjällä on oikeus julkaista viestejä ryhmässä, katoaa viestintäkanavasta vuorovaikutuksen mahdollisuus.
Ryhmistä voi toki etsiä hakusanoilla vanhoja viestejä ja materiaaleja, mutta tiedon järjestäminen helposti selattaviin osioihin on vaikeaa. Näin esimerkiksi ajankohtaiset tiedotteet, kyselyt, ohjeet ja tapahtumavinkit ovat kaikki yhtenä viestiketjuna peräkkäin julkaisujärjestyksessä.
Ryhmän jäsenet eivät myöskään voi olla varmoja, onko aiemmin jaettu ohje tai tiedosto edelleen ajankohtainen vai vanhentunut – hakujen kautta kaikki vanha tieto elää rinnakkain uusien viestien kanssa.
Uudet työntekijät tosin eivät pääse kiinni viestihistoriaan – he näkevät vain mitä yrityksessä on tapahtunut sen jälkeen, kun heidät on lisätty yhteiseen ryhmään (ellei ryhmässä erikseen jaeta aina viestihistoriaa).
3. Tietoturva
Käyttäjähallinnan ja tiedon hallittavuuden vaikeus voivat aiheuttaa merkittäviä tietoturvariskejä. WhatsApp kohtelee kaikkia viestejä, kuvia ja liitetiedostoja käyttäjän omaisuutena. Vaikka henkilö poistettaisiin yrityksen ryhmästä, käyttäjällä säilyy puhelimessaan kaikki ryhmässä käydyt keskustelut ja jaetut tiedostot. Ryhmästä poistaminen estää vain pääsyn myöhempään keskusteluun ja uusiin tiedostoihin.
Tämä ongelma korostuu aloilla, joissa kaikille työntekijöille ei yleensä hankita työpuhelinta, vaan töissä on käytössä henkilökohtainen puhelinnumero.
Esimerkiksi asiakkaiden henkilötietojen lähetyksestä WhatsAppin kautta on annettu Suomessakin tietosuojavaltuutetun huomautus. GDPR-ongelmien takia WhatsAppissa ei siis kannata käsitellä etenkään asiakkaiden tai yhteistyökumppaneiden tietoja.
Tavallisen WhatsAppin käyttöehdot myös kieltävät sovelluksen käyttämisen muuhun kuin henkilökohtaiseen tarkoitukseen (any non-personal use). Jopa WhatsApp Business -palvelun käyttöehdoissa todetaan, että palvelu ei ole tarkoitettu yritysten sisäiseen käyttöön (‘not intended for intra-company usage’). WhatsApp Business-palvelun tarkoitus on siis viestintä yrityksen ja sen asiakkaiden tai muiden ulkoisten tahojen välillä.
WhatsAppin tietosuojakäytännön mukaan henkilötietoja voidaan käsitellä ja siirtää myös EEA:n ulkopuolelle esimerkiksi Yhdysvaltoihin, käyttäen siirtoperusteina mm. vakiosopimuslausekkeita (SCC). Cloud Act -laki velvoittaa yhdysvaltalaiset teknologiayhtiöt luovuttamaan hallussaan olevan datan viranomaisten pyynnöstä.
WhatsApp-viestien sisältö on päästä päähän -salattu, palvelu myös kerää kaikista käydyistä keskusteluista tietoja, joita Meta hyödyntää mm. mainonnan kohdentamisessa.
Näistä syistä WhatsAppin käyttö on usein kielletty etenkin aloilla, joissa käsitellään arkaluontoista tietoa.
4. Työn ja vapaa-ajan erottaminen
Työajan jälkeen WhatsApp-ryhmän voi hiljentää tai viestit voi jättää huomioimatta, mutta monen on vaikeaa olla avaamatta listassa näkyviä lukemattomia viestejä. WhatsAppin työkäytön on todettu selvästi lisäävän kuormitusta, kun työasioita ei pysty kunnolla erottamaan vapaa-ajan viestittelystä.
Ongelma saa lisää vaikeuskerrointa, jos yrityksessä tehdään vuorotyötä tai työaika vaihtelee, jolloin WhatsApp-viestit voivat pingailla ruudulla aikaisesta aamusta jopa yöhön asti. Pikaviestien luonteeseen kuuluu, että niihin odotetaan nopeaa reagointia, mikä haittaa usein keskittymistä työpäivän aikanakin.
Jälleen ongelma korostuu aloilla, joissa työasioita hoidetaan usein henkilökohtaisen puhelimen kautta, eikä koko henkilöstöllä ole käytössä erillistä työpuhelinta. Jokaisella työntekijällä on kuitenkin kiistaton oikeus erottaa työ ja vapaa-aika toisistaan.
Sosiaalisen median aikana olemme tottuneet siihen, että kaikesta voi keskustella yhdessä digitaalisissa kanavissa ympäri vuorokauden – mutta etenkin johdolle ja HR-henkilöstölle tästä kulttuurista voi tulla uuvuttava pakote olla aina tavoitettavissa tai vähintään seuraamassa WhatsApp-ryhmien keskustelua. Siksi sosiaalisen median toimintatavat ja kanavat eivät sovi jokaiseen työyhteisöön.
Kuinka yleistä WhatsAppin käyttö on sisäisessä viestinnässä?
Jo vuosia sitten tunnettu suomalainen digikonsultti North Patrol totesi Ylen haastattelussa, että "organisaation näkökulmasta Whatsapp on katastrofi".
Tästä huolimatta Digitaalinen työympäristö 2024 -selvitykseen osallistuneista yrityksistä jopa 36 % kertoi käyttävänsä WhatsAppia edelleen sisäisen viestinnän kanavana. WhatsAppin käyttö oli vain kasvattanut suosiotaan edellisen tutkimuksen jälkeen, vaikka ongelmat eivät ole poistuneet mihinkään.
WhatsApp on ollut aktiivisesti käytössä etenkin yrityksissä, joiden henkilöstöstä alle puolet tekee tietotyötä – eli viettää työpäivänsä enimmäkseen tietokoneen äärellä.
Miksi Piiri-sovellus sopii WhatsAppia paremmin yrityksen sisäisen viestinnän työkaluksi?
Helppo yritykselle ja työntekijälle. Piiri kokoaa työpaikan oleelliset tiedot yhteen. Sovelluksen selkeä rakenne vähentää tiedon etsimiseen kuluvaa työaikaa ja toistuvia kyselyjä. Pääkäyttäjille riittää tunnin koulutus sovelluksen hallinnointiin. Push-viestit varmistavat, että tärkeimmät asiat huomataan, eivätkä tiedotteet huku viestitulvaan.
Puhelinnumero riittää. Kirjautuminen Piiriin hoituu turvallisesti puhelinnumerolla ja pin-koodilla, eikä sovelluksen käyttö vaadi työsähköpostien perustamista kaikille. Henkilökohtaiset puhelinnumerot voi piilottaa muilta käyttäjiltä. Käyttäjät voivat kirjautua Piiriin myös selaimen kautta, jos sovellusta ei halua omaan puhelimeen.
Selkeä hinnoittelu: 5 €/kk/käyttäjä. Ei hintahimmeleitä, eikä piilokuluja. Maksat vain käyttäjäkohtaisen edullisen kuukausilisenssin, joka sisältää päivitykset, ylläpidon ja pääkäyttäjätuen. Piirissä on jo yli 10 sisäistä viestintää helpottavaa ominaisuutta ja uudet lisäominaisuudet tulevat maksutta kaikkien hyödynnettäväksi.
Keskitetty käyttäjähallinta. Yrityksessä on aina ajantasainen tieto omista käyttäjistä Piirissä. Käyttäjien lisääminen ja poistaminen on helppoa, joten yrityksen sisällöt ovat aina oikeiden ihmisten saatavilla. Käyttäjille voidaan myös luoda erilaisia ryhmiä kohdennettuun viestintään. Ryhmien avulla voidaan rajata, mitä uutisia, kyselyitä, tapahtumia, tiedostoja tai pysyviä sivuja käyttäjä näkee Piirissä.
Työasiat pysyvät työkanavassa. Piiri kunnioittaa vapaa-ajanrauhaa keskittämällä työasiat erilliseen työkanavaan, jonka voi hiljentää vapaalla. Käyttämällä Piiriä yritys ei myöskään pakota työntekijöitään some-kanavaan, jossa he eivät välttämättä muuten haluaisi olla. Pidemmän vapaankin jälkeen työasioista saa tehokkaasti kiinni, kun ajankohtaiset asiat on selkeästi jäsennelty Piirin.
Monikielisen työyhteisön viestintä. Yritys voi käyttää Piiriä monikielisesti niin, että käyttäjä näkee kaikki sisällöt vain omalla työkielellään. Jos yrityksessä on useita työkieliä, monikielinen Piiri helpottaa huomattavasti tasapuolista viestintää. Piirin hallintaan integroitu työkalu tekoälykäännöksiin keventää sisältöjen julkaisijoiden työtä. Piirin työkieliä ovat nyt suomi, ruotsi, englanti, norja, liettua ja espanja – ja lisää kieliä voidaan lisätä tarvittaessa!
Tutustu tarkemmin Piirin ominaisuuksiin ja referensseihimme. Jos etsitte helppokäyttöistä ja edullista sisäisen viestinnän sovellusta, voit pyytää meiltä testitunnukset tai sopia demon!
Haluatko antaa palautetta tästä artikkelista tai kysyä jotain? Laita viestiä osoitteeseen tuki@piiri.io, niin jutellaan!
Lähteet:
Kommentit